Phê duyệt trước khi chốt giao dịch, không phải sau đó
Hỏi các đội ngũ kinh doanh rằng đơn hàng của họ có quy trình phê duyệt hay không, phần lớn sẽ trả lời là có. Nhưng hỏi phê duyệt diễn ra vào lúc nào, câu trả lời thật thường là: sau khi báo giá đã nằm trong hộp thư của khách hàng. Đến khi có người xem lại mức chiết khấu hoặc điều khoản công nợ, cam kết thương mại gần như đã được đưa ra. Quy trình phê duyệt vẫn tồn tại trên hệ thống, nhưng không còn làm đúng vai trò của nó.
Khi phê duyệt chỉ còn là thủ tục
Điều này thường không xảy ra vì ai đó cố tình thiết kế sai. Nó trượt dần theo thời gian. Doanh nghiệp thêm một bước phê duyệt vì lý do hợp lý, chẳng hạn chiết khấu lớn hoặc điều khoản ngoại lệ. Nhưng bước này lại được đặt ở thời điểm rất khó quay đầu: sau khi báo giá đã gửi đi, đôi khi sau cả khi đơn hàng đã được xác nhận. Lúc đó, người phê duyệt không còn thật sự quyết định có cho phép giao dịch hay không. Họ phải quyết định có đứng ra gỡ lại một cam kết mà nhân viên kinh doanh đã nói với khách hàng hay không. Rất ít người muốn mở ra cuộc đối đầu đó, nên phê duyệt trở thành một thao tác bấm cho xong.
Đưa điểm phê duyệt về đúng thời điểm
Cách xử lý nằm ở thiết kế quy trình, không phải ở việc kêu gọi đội ngũ cẩn thận hơn. Doanh nghiệp cần cấu hình để phê duyệt được kích hoạt ngay khi xuất hiện điều kiện rủi ro, như chiết khấu vượt ngưỡng, dư nợ vượt hạn mức hoặc điều khoản không theo chuẩn. Và quan trọng hơn, việc ký duyệt phải diễn ra trước khi báo giá được gửi đi. Chỉ cần thay đổi thứ tự này, cùng một bước phê duyệt sẽ chuyển từ giấy tờ hành chính thành một điểm ra quyết định thật sự. Người phê duyệt khi đó đang chọn có cho phép một việc xảy ra hay không, thay vì phải đảo ngược một việc đã xảy ra rồi. Logic phê duyệt không nhất thiết phải phức tạp hơn. Nó chỉ cần đứng trước rủi ro, không phải đứng sau.
Góc nhìn của chúng tôi
Một phê duyệt chạy sau khi giao dịch đã chốt chỉ là bản ghi lại sự việc, không còn là quyết định về việc sự việc đó có nên xảy ra hay không. Majorbird bắt đầu từ nơi rủi ro tài chính thật sự phát sinh trong quy trình của khách hàng, như chiết khấu, công nợ, điều khoản hợp đồng, rồi đảm bảo việc ký duyệt diễn ra trước khi rủi ro đó hình thành. Nếu quy trình phê duyệt của bạn chưa rõ là đang chặn quyết định hay chỉ ghi nhận quyết định sau đó, đây là cuộc trao đổi nên có sớm, trước khi chi phí của một ngoại lệ vượt xa những gì quy trình từng giúp kiểm soát. Hãy trao đổi với đội ngũ Majorbird.