真正重要的准备工作，不是一份正式说明书
在启动研讨会之前，人们的本能是准备一些看起来完备的东西：一份流程文档、一份需求清单、一套为现有做法辩护的幻灯片。但这些都不是让差距分析真正有效的关键。真正起作用的东西要简单得多：每个部门找一个人，能用大白话讲清楚自己每天在做什么。
每个部门讲清三件事
请每个相关团队准备好讲三件事：目的（这个部门到底是干什么的）、人（谁在这个团队里、谁负责）、以及故事（一个普通的工作日或流程从头到尾实际是什么样）。
然后用四个视角把这个故事过一遍（手绘一张流程图其实就够了）：
- 输入：谁在发起请求、通过什么系统、什么触发了动作、请求到达时手头有哪些信息。
- 处理：这些信息实际经历了什么：做了什么决定、产出了什么。
- 输出：另一端产出了什么，接下来流向哪里。
- 期望：最耗时间的痛点是什么，在做这些工作的人心目中，"更好"应该是什么样子。
真正应该带来的东西
一个团队现在实际在用的文件，无论是表格、导出数据，还是任何已存在的东西，放进一个共享文件夹，都比重新写一份摘要更有用。团队期望新系统产出的报表和文档也是同样道理：带一份现在实际存在的格式样例来，这才是"这个东西需要输出什么"这场讨论真正的输入，而不是对它的一段描述。
有一点值得说清楚：这不是在给现有流程打分。它显然是有效的，业务也一直靠它在运转。这次练习的目标，是为已经在做的事情找到更好的工具，而不是对现在的做法下一个判决。
结论
最好的调研准备不是一份文档，而是每个团队找一个人，能把（哪怕是纸上手绘）进来的是什么、他们怎么处理、出去的是什么、以及他们希望哪里能更省事画出来。差距分析所需要的一切，都是从这里开始的。